Come implementare un approccio di processo

Iniziando l'implementazione di un sistema di gestione della qualità, siamo tutti di fronte ai requisiti di base della ISO 9001-2008 sull'applicazione da parte dell'organizzazione di un approccio di processo alla gestione. L'implementazione dell'approccio di processo richiederà notevoli sforzi da parte del responsabile dell'organizzazione, ma l'effetto di questa implementazione non passerà inosservato.

Il primo passo è presentare il lavoro dell'intera organizzazione come una combinazione di vari tipi di attività per trasformare le aspettative, i bisogni e le esigenze dei loro clienti nei prodotti (servizi) di cui hanno bisogno. Affinché il lavoro dell'organizzazione sia armonioso e porti ai risultati desiderati, tutte le attività dell'organizzazione devono essere rappresentate come processi che trasformano input (materiali, informazioni, ecc.) In output (prodotti, servizi, informazioni elaborate, ecc.).

Per ogni processo selezionato, è necessario determinare quali risorse (monetarie, materiali, umane, ecc.) Dovrebbero essere fornite e quale dovrebbe essere il risultato specifico di ciascun processo. Per quanto riguarda i risultati del processo, va notato che più chiaramente vengono formulati i requisiti per il risultato, più sarà facile per il personale comprendere l'entità del loro contributo alle attività dell'organizzazione e più trasparente sarà l'intero sistema di gestione dell'organizzazione.

Per garantire il controllo del processo, viene assegnato un proprietario del processo. Il proprietario del processo è la persona che gestisce il processo ed è responsabile del raggiungimento del risultato desiderato del processo.

Per garantire la possibilità di un miglioramento continuo delle attività dell'organizzazione, è necessario fornire in anticipo la possibilità di accumulazione e analisi sistematica dei dati sull'efficacia e l'efficienza dei processi.

Dopo aver completato la parte metodologica del lavoro sull'implementazione dell'approccio di processo, è possibile iniziare passaggi pratici. Prima di tutto, è necessario condurre briefing appropriati del personale sull'approccio di processo, portare i requisiti ai risultati dei processi, assicurarsi che il personale comprenda la relazione di tutti i processi dell'organizzazione e l'importanza di ciascun processo nei risultati complessivi dell'organizzazione.

Al fine di garantire il coinvolgimento del personale nel processo di miglioramento continuo delle attività dell'organizzazione, vale la pena elaborare in anticipo un adeguato sistema di motivazione del personale, mirando al personale a raggiungere i risultati del processo richiesti.