Come descrivere un processo aziendale

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Di recente, c'è stata la tendenza dell'azienda a passare dalla gestione funzionale a quella di processo, in relazione alla quale il ruolo della corretta descrizione e formalizzazione dei processi aziendali sta aumentando in modo significativo. Solo alla fine di queste azioni possiamo parlare dell'ottimizzazione dei processi aziendali come mezzo per aumentare l'efficienza di un'impresa.

Ne avrai bisogno

Strumento CASE che consente di formalizzare il processo aziendale in notazione grafica.

Manuale di istruzioni

Il primo è formulare brevemente e accuratamente il nome del processo descritto, che dovrebbe essere comprensibile e riflettere l'essenza generale della sequenza di azioni che compongono il processo aziendale. Ad esempio, invece di "Archiviare una domanda per fabbricare un articolo in produzione e monitorarne l'esecuzione", è sufficiente nominare il processo "Monitoraggio della produzione del prodotto". In secondo luogo, è giusto suddividere l'intero processo descritto in attività ("atomiche") più piccole o funzioni di sottoprocesso la sequenza della loro attuazione. Con una tale divisione, il processo descritto sarà un processo di livello superiore. Il livello di dettaglio del processo di livello superiore può essere diverso, ma dovrebbe essere adeguato per la comprensione da parte del pubblico che utilizzerà la tua descrizione.

Esistono diversi modi per descrivere un processo aziendale. Il più popolare di questi è grafico, con l'aiuto di diagrammi realizzati in varie notazioni (la notazione è un insieme di caratteri per indicare qualcosa).

I tipi più comuni di notazioni per la descrizione dei processi aziendali sono IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), ecc.

Ad esempio, soffermiamoci sul diagramma eseguito nella notazione BPMN (Business Process Modeling Notation) utilizzando lo strumento CASE di PowerDesigner (Fig. 1). Gli elementi principali nel diagramma sono:

1. "Processo" (funzione) - un rettangolo arrotondato agli angoli;

2. "Transizione": una freccia che collega i processi;

3. "Soluzione" - un rombo contenente una domanda a cui è possibile rispondere solo con "Sì" o "No";

4. Condizioni - espressioni testuali in base alle quali viene effettuata la transizione da una funzione all'altra. Le condizioni sono sempre racchiuse tra parentesi quadre. A volte è utile suddividere il diagramma in "Tracce": sezioni verticali o orizzontali che indicano le unità dell'azienda o i dipendenti responsabili dell'esecuzione di una funzione specifica. In questo caso, l'icona di questa funzione dovrebbe trovarsi nella sua sezione. Oltre agli elementi elencati, il diagramma può contenere anche un elenco di dati che è l'input o l'output per il processo, nonché collegamenti alle regole o ai regolamenti in base ai quali viene eseguita questa o quella funzione. Un esempio della descrizione del processo aziendale "Controllo della produzione del prodotto" è mostrato in Fig. 1. È facile notare che questo diagramma è molto simile allo schema a blocchi dell'algoritmo per la risoluzione del problema.

Una descrizione grafica del processo può anche essere integrata con una descrizione testuale delle sue funzioni di sottoprocesso sotto forma di una tabella contenente le seguenti colonne: nome del processo, unità (proprietario del processo), descrizione del processo, risultato dell'esecuzione del processo. Un esempio di tale descrizione è mostrato in Fig. 2. Se è prevista un'ulteriore ottimizzazione del processo aziendale descritto, è inoltre possibile aggiungere una colonna alla tabella con una descrizione delle difficoltà o degli svantaggi delle funzioni dei sottoprocessi attualmente in esecuzione.