Come ottimizzare i contratti di fornitura

La documentazione dell'azienda deve essere mantenuta in ordine. Affinché sia ​​possibile trovare facilmente il giusto contratto per la fornitura di beni tra altri documenti aziendali, vale la pena creare uno scaffale o una cartella separati per essi. Ma non solo quello. Anche i contratti stessi devono essere semplificati.

Manuale di istruzioni

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Raccogli tutti i contratti che vuoi mettere in ordine e valutali. Presta attenzione alla frequenza con cui vengono conclusi e con quali partner. Questo ti aiuterà a scegliere un modo per classificare i documenti.

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Se ci sono molti partner, è più adatto un modo per organizzare i contratti entro la data della loro conclusione. Nel caso in cui, per un lungo periodo, i contratti vengano stipulati con le stesse imprese, possono essere raggruppati in una categoria separata (cartella) dalle controparti. E in alcuni casi, è sufficiente organizzare gli accordi in ordine alfabetico in base ai nomi delle società partner.

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Qualunque sia il metodo scelto, non dimenticare che le voluminose cartelle sono molto scomode da usare. Rivedere i contratti e rimuovere dalla pila comune quelli scaduti. Crea una cartella separata per loro. Tali contratti vengono spesso applicati solo caso per caso, nel lavoro quotidiano non sono richiesti.

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Quando si organizzano i contratti in ordine cronologico, attenersi ai principi generali di conservazione e archiviazione della documentazione. In quelle cartelle che vengono spesso utilizzate, i contratti recentemente conclusi si trovano in cima. Di seguito sono riportati i documenti con una scadenza precedente. Al momento del deposito nell'archivio, al contrario, il primo dovrebbe essere in primo piano e l'ultimo contratto concluso di seguito.

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Usa pennarelli, etichette, segnalibri e altri articoli per ufficio per separare visivamente una categoria da un'altra. Assicurarsi che questi delimitatori siano chiaramente evidenziati nella cartella. Ciò faciliterà notevolmente la ricerca dei documenti necessari.

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Dopo che tutti i contratti per la fornitura di merci sono disposti in una cartella in modo adeguato, assicurarsi di compilare un registro di documenti. Prendilo sulla copertina o mettilo in una cartella in cima a tutti i contratti. Lascia righe vuote nel registro. Quando si inserisce un nuovo contratto, inserire le informazioni al riguardo nel registro.