Come organizzare le scartoffie

Scartoffie - lavora con documenti e supporto documentale per la gestione in questa particolare organizzazione, regolata da GOST R 51141-98 "Scartoffie e archiviazione. Termini e definizioni." L'organizzazione del lavoro d'ufficio è l'organizzazione della registrazione, dell'archiviazione e dell'uso dei documenti in entrata, in uscita e interni nelle attività correnti dell'impresa.

Manuale di istruzioni

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Quando si organizza il lavoro clericale, determinare se la propria azienda, organizzazione, unità o filiali geograficamente remote, prendere in considerazione questo fatto e considerare un meccanismo per interagire con queste unità. Il sistema clericale in essi contenuto dovrebbe essere identico alla sede principale al fine di evitare problemi durante la registrazione e le pratiche burocratiche.

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Pensa a quale delle attuali forme di pratiche burocratiche utilizzerai: centralizzata, mista o decentralizzata. La loro scelta determina la struttura dell'impresa (se ha unità geograficamente remote) e l'equipaggiamento tecnico del servizio di gestione dell'ufficio. Se questo servizio è piccolo e non tecnicamente fornito, parte delle sue funzioni viene trasferita alle unità. In questo caso, si verificano documenti misti. Nel caso in cui questo servizio sia dotato di tutto il personale necessario, hardware e software, questa forma di tenuta dei registri sarà centralizzata.

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In ogni unità strutturale, selezionare un'unità di personale speciale che eseguirà le pratiche burocratiche. Se ciò non è possibile, nominare un altro dipendente che unirà lo svolgimento delle sue funzioni principali con la funzione di impiegato.

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Determinare il numero e la nomenclatura dei casi, che includerà tutti i documenti in entrata, in uscita e interni. Se si tratta di documenti di un'organizzazione superiore (genitore), vengono sottoposti all'esame del responsabile per esame; i documenti delle organizzazioni subordinate devono essere sottoposti all'esame del vicedirettore incaricato di collaborare con essi. Di conseguenza, appelli dei cittadini - a quel deputato, a cui è affidato il compito di lavorare con la popolazione.

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Dopo aver identificato la cerchia dei corrispondenti, creare un classificatore con il quale è possibile determinare immediatamente a quale gruppo corrispondente appartiene questo documento. Ad esempio, assegnare il codice 01 per le autorità pubbliche, il codice 02 per le lettere di un'organizzazione superiore, il codice 03 per i fornitori, il codice 04 per i clienti, ecc. Ciò contribuirà a semplificare il movimento dei documenti all'interno dell'organizzazione.

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Decidi in quale forma verrà condotto il flusso di lavoro - in rivista o carta. Entrambi i moduli sono implementati in speciali programmi elettronici di gestione dei documenti. Se non è ancora possibile acquistare un programma del genere, utilizzare i giornali di registrazione dei documenti elettronici, che possono essere eseguiti in Excel.