Come scrivere una lettera al fornitore

La corrispondenza commerciale richiede delicatezza, soprattutto quando si tratta di lettere al fornitore, perché il motivo dell'appello potrebbe essere il mancato rispetto degli obblighi non solo da parte sua, ma anche da parte dell'organizzazione.

Manuale di istruzioni

1

Se è la prima volta che si contatta un fornitore per ordinare prodotti da lui, utilizzare il modulo di domanda standard per la consegna dei prodotti stabilito da tale organizzazione. Se questa affermazione non è pubblicata elettronicamente sul sito web dell'organizzazione, scrivi una lettera in stile libero.

2

Se ordini diversi tipi di prodotti in quantità diverse, effettua un ordine sotto forma di tabella con il nome, l'articolo, il colore del prodotto, se necessario. Annotare l'obbligo di pagare per la merce ordinata, fornire al fornitore i dettagli della propria organizzazione, sulla base di questi dati, il fornitore stipulerà un contratto. Alla fine della lettera, esprimi le tue speranze per un'ulteriore cooperazione reciprocamente vantaggiosa.

3

Se la tua lettera al fornitore riguarda l'adempimento improprio da parte sua di obblighi derivanti dal contratto, consegna prematura di beni o merci di qualità, grado o tipo errati, utilizzare i fatturati "Con questa lettera ti informiamo …", "Ti informiamo …". Indica chiaramente il motivo per cui non puoi accettare la merce spedita. Fare riferimento al contratto o alla domanda di contratto, che indica quante unità e il tipo di prodotto che il fornitore avrebbe dovuto inviare. In questo caso, il fornitore sarà più facile correggere il proprio errore.

4

Se la tua lettera riguarda l'impossibilità di pagare la merce entro il termine stabilito dal contratto, avvisa il fornitore nella forma più morbida, ma allo stesso tempo ufficiale. Usa i fatturati "Ci scusiamo per il ritardo nel pagamento …", "A causa delle circostanze, non possiamo pagare le bollette prima …".

5

Informare la controparte esattamente quando si intende pagare il debito nei suoi confronti e che tale obbligo sarà garantito dall'organizzazione. Alla fine della lettera, esprimi la speranza che questo episodio non influisca sulle tue collaborazioni a lungo termine.