Rapporto di spesa: come compilare un documento

Qualsiasi documento basato sulla ricevuta di denaro richiede il modulo corretto. Se l'organizzazione ha fornito al dipendente fondi per qualsiasi esigenza, è necessario presentare una segnalazione compilando una nota spese.

Chi dovrebbe compilare la nota spese

Il direttore non può dare soldi a un'organizzazione per nessun dipendente senza motivo. Inizialmente, dovrebbe essere determinato un elenco di dipendenti che hanno il diritto di ricevere contanti in anticipo con un rapporto successivo. Per questo, è necessario elaborare ed emettere un ordine speciale.

Se il subordinato ha bisogno di fondi per svolgere qualsiasi attività commerciale, deve fornire al direttore una dichiarazione in formato libero. È necessario indicare l'importo richiesto e lo scopo per cui è richiesto il denaro. Se il direttore è d'accordo con la dichiarazione, allora firma personalmente la dichiarazione e indica quanto consente di prendere in prestito fondi e per quanto tempo.

È importante indicare che il denaro contante può essere emesso solo a un dipendente che abbia già contabilizzato integralmente tutti gli importi precedentemente ricevuti.

A volte un dipendente può aver bisogno di una procura, che deve essere rilasciata per conto dell'organizzazione secondo il modello stabilito No. M-2 o No. M-2a. Questi moduli sono stati approvati nel 1997 con una risoluzione del Servizio statistico federale della Federazione Russa.

Per i soldi spesi che sono stati emessi nel reparto contabilità dell'organizzazione, un dipendente deve riferire. C'è un certo periodo in cui è necessario compilare e presentare una nota spese. Sono trascorsi 3 giorni dalla fine del periodo indicato dal responsabile dell'organizzazione sul modulo di domanda.

Se i fondi sono stati forniti al dipendente per esigenze di viaggio di lavoro, dovrebbe riferire per loro nei prossimi 3 giorni lavorativi dopo il ritorno da un viaggio d'affari.

Come viene confermata la spesa per la nota spese

Se al dipendente sono rimasti dei soldi, non sarà in grado di restituirli alla cassa in quel modo. Innanzitutto è necessario raccogliere tutti i documenti che confermano che il denaro è stato speso specificamente per le esigenze per le quali sono state fornite. Può essere assegni in contanti e merci, biglietti, ricevute, atti e altre forme di rendicontazione rigorosa.

Dopo aver ricevuto ciascuno di questi documenti, è indispensabile verificare se la data, l'importo e i dettagli sono leggibili.

Tutti i documenti per il dipendente dovranno essere consegnati alla contabilità.

Cosa succede se la nota spese non è compilata correttamente

Se un dipendente ha eseguito in modo errato o non è riuscito a presentare una relazione anticipata entro 3 giorni, l'autorità di vigilanza considererà i fondi ricevuti come reddito, sui quali sarà necessario addebitare il premio assicurativo e l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Se in seguito il dipendente fornisce comunque tutti i documenti necessari e una relazione, il contabile dovrà effettuare un ricalcolo.

Un dipendente autorizzato dell'organizzazione può trattenere l'importo per il quale non è stato fornito un rapporto dallo stipendio del dipendente.

Regole di base per la preparazione di una nota spese

La base della fornitura della nota spese sono le seguenti regole:

1. La nota spese deve essere supportata da documenti a conferma degli importi spesi.

2. I documenti devono essere inviati entro e non oltre 3 giorni lavorativi dopo la fine del viaggio d'affari, il periodo specificato dal gestore o dal momento in cui si va al lavoro dopo una malattia o una vacanza.

3. Viene redatto un rapporto in un modulo speciale n. AO-1. È inoltre consentito utilizzare il modulo di nota spese, approvato dal capo dell'organizzazione.

4. Solo il gestore deve essere responsabile dell'approvazione della nota spese.

5. La nota spese è compilata dal dipendente che ha speso i soldi. Inoltre, alcune informazioni devono essere inserite dal ragioniere.

Nella nota spese devono essere indicati i seguenti dati:

1. Informazioni sulla società che ha emesso il denaro del dipendente.

2. Informazioni sul dipendente che ha ricevuto fondi dall'organizzazione.

3. Lo scopo per il quale è necessario fornire denaro a un dipendente dell'azienda.

4. Sum.

5. Dati su tutte le spese con conferma.

6. Equilibrio, se presente.

Alla fine, il dipendente e i dipendenti del reparto contabilità, che hanno emesso denaro e ricevuto il resto, vengono inserite le firme.

Non sono richiesti francobolli sulla nota spese. Questo perché il documento è interno. E non va oltre l'organizzazione. Inoltre, dal 2016, tutte le persone giuridiche, e non solo i singoli imprenditori, hanno tutto il diritto di non approvare i loro documenti con i loro timbri e sigilli.

Il rapporto è completato in una singola copia. Fa parte della documentazione originale e non deve essere confuso nel suo design. Se per qualche motivo non è stato possibile evitare macchie o riempimenti errati, è meglio prendere un nuovo modulo e riempirlo in un modo nuovo.